Definisi Perencanaan SDM, Proses Perencanaan SDM dan SAP

Oleh :

Fery Fauzi                              115020201111054
Faqih Aminuddin                  115020207111004
Choirul Anam                       115020200111093                 
Melda Praditya Firdauzi      115020201111045

Definisi Perencanaan SDM, Proses Perencanaan SDM dan SAP

Analisis Proses Perencanaan SDM pada PT. GARUDA INDONESIA Tbk.

Sejarah Singkat Perusahaan

Sejarah berdirinya perusahaan penerbangan pembawa bendera Negara (Flag Carrier) Indonesia tidak terpisahkan dengan sejarah perjalanan bangsa Indonesia. Sebagai National Flag Carrier, selanjutnya oleh Soekarno diberi nama GARUDA INDONESIA AIRWAYS, harus selalu siap melaksanakan tugas-tugas kenegaraan. Adapun tugas kenegaraan pertama adalah membawa Soekarno dari Yogyakarta menuju Jakarta untuk dilantik menjadi Presiden Republik Indonesia Serikat (RIS) pada tahun 1949.

PT. GARUDA INDONESIA resmi menjadi Perusahaan Negara pada tahun 1950, yang kemudian berubah berdasarkan akte No. 8 tgl 4 Maret 1975. Menurut akte Pendirian perusahaan, tujuan perusahaan adalah melaksanakan dan menunjang kebijaksanaan pemerintah di bidang pembangunan dan ekonomi nasional pada umumnya, khususnya di bidang jasa pengangkutan udara dan bidang lainnya yang berkaitan dengan jasa pengangkutan udara serta memupuk keuntungan bagi Perusahaan dengan menyelenggarakan angkutan penerbangan. Sepanjang tahun 80an, armada PT. GARUDA INDONESIA dan kegiatan operasionalnya mengalami rasionalisasi dan restrukturisasi besarbesaran di dalam masa pertumbuhan karyawan penerbangan secara global yang sebelumnya tidak pernah terjadi.

Sejak tahun 2005 tim manajemen yang baru mulai membuat perencanaan bagi masa depan PT. GARUDA INDONESIA. Di bawah manajemen baru, PT. GARUDA INDONESIA melaksanakan evaluasi ulang dan restrukturisasi perusahaan secara menyeluruh dengan tujuan meningkatkan efisiensi kegiatan operasional, membangun kembali kekuatan keuangan, menambah tingkat kesadaran para karyawan untuk menanggapi pelanggan, dan yang terpenting adalah memperbaharui dan membangkitkan semangat PT. GARUDA INDONESIA.

PT. GARUDA INDONESIA menjalankan kegiatan usaha di bidang - bidang sebagai berikut:

1.      Pengangkutan udara penumpang, barang dan pos dalam negeri dan luar negeri.

2.      Pengangkutan udara borongan untuk penumpang dan barang dalam negeri dan luar negeri.

3.      Jasa pelayanan sistem informasi yang berkaitan dengan pengangkutan udara.

4.      Jasa konsultasi, pendidikan dan pelatihan yang berkaitan dengan pengangkutan udara, dan.

5.      Jasa pelayanan kesehatan personil penerbangan.

PT. GARUDA INDONESIA per akhir 2008 mengoperasikan 54 pesawat terbang, termasuk tiga Boeing 747-400, enam Airbus 330-300, empat puluh lima pesawat Boeing 737 (300, 400, 500, dan 800) dan saat ini melayani 50 penerbangan baik tujuan dalam maupun luar negeri.

Pengertian Perencanaan SDM

Perencanaan SDM adalah proses mengantisipasi dan membuat ketentuan (persyaratan) untuk mengatur arus gerakan tenaga kerja ke dalam, di dalam, dan ke luar organisasi, Arthur W Sherman dan Goerge W Bohlander, dalam Hadari Nawawi, 1997:137. Sementara menurut G Steiner, dikatakan bahwa perencanaan SDM merupakan perencanaan yang bertujuan untuk mempertahankan dan meningkatkan kemampuan organisasi dalam mencapai tujuan, melalui strategi pengembangan kontribusi pekerjanya di masa depan. Dari ke dua definisi yang disebut di atas, sementara dapat disimpulkan bahwa perencanaan SDM merupakan serangkaian kegiatan yang berkaitan dengan upaya merencanakan dalam mengantisipasi masa depan.

Sedangkan menurut Safarudin Alwi, 2001:143, dikatakan bahwa perencanaan SDM adalah perencanaan yang disusun pada tingkat operasional yang diajukan untuk memenuhi permintaan SDM dengan kualifikasi yang dibutuhkan. Perencanaan SDM pada dasarnya dibutuhkan ketika perencanaan bisnis sebagai implementasi visi dan misi perusahaan telah ditetapkan. Visi perusahaan sebagai pemandu arah sebuah bisnis kemana akan menuju dan dengan strategi apa bisnis tersebut akan dijalankan. Berawal dari strategi bisnis tersebut kemudian strategi perencanaan SDM apa yang akan dipilih. Strategi SDM yang dipilih dan ditetapkan sangat menentukan kebutuhan SDM seperti apa yang akan diinginkan, baik secara kuantitas maupun kualitas.

Sementara perencanaan SDM menurut Graham dan Benet dalam Safarudin Alwi, 2001:148, dikatakan bahwa perencanaan SDM sebagai upaya memproyeksikan berapa banyak karyawan dan macam apa yang dibutuhkan organisasi dimasa yang akan datang. Sebenarnya masih banyak lagi definisi tentang perencanaan SDM yang bisa diangkat, namun dari beberapa definisi yang disebut di atas secara umum dapat disimpulkan bahwa perencanaan SDM merupakan proses menentukan kebutuhan SDM, secara kuantitatif dan kualitatif untuk mencapai tujuan strategik organisasi melalui fungsi-fungsi MSDM dalam jangka pendek maupun jangka panjang secara efektif dan efisien.

Organizationla Managemetn.

            PT. GARUDA INDONESIA memiliki bebrapa submodul HCM SAP, salah satunya adalah Organisational Manajemen (MO) terdapat struktur organisasi dari perusahaan tersebut. Struktur organisasi menggambarkan hirarki dari setiap unit organisasi yang ada pada perusahaan situ sendiri.

·         Unit Organisasi (Organizational Unit)

Unit-unit organisasi tersebut dihubungkan satu sama lain dalam suatu hirarki yang akan membentuk struktur keseluruhan organisasi. unit organisasi berhubungan juga dengan cost center dari bagian Akuntansi. Pada PT. GARUDA INDONESIA cost center di-assign sesua dengan Departemen.

·         Pekerjaan (job)

Pekerjaan (job) menggambarkan klasifikasi tanggung jawab yang khusus pada organisasi. didalam job sudah terdapat tugas spesifikasi dan kemampuan khusus yang harus dimiliki orang yang nantinya melakukan job tersebut.

·         Posisi (position)

Setiap job memiliki beberapa position yang harus diisi oleh setiap karyawan. Posisi dimiliki setiap karyawan. Ada beberapa posisi memiliki job yang sma. Posisi dapat 100% penuh (tidak ada yang lowong), sebagian penuh, atau lowong.

Personnel Administration

            Dimulai adanya penerimaan karyawan pada proses recruitment. Setiap karyawan pada PT. GARUDA INDONESIA mungkin mengalami perubahan data yang dikarenakan adanya action-action. Beberapa action-action yang ada dalam PT. GARUDA INDONESIA seperti:

·         Masuk data pegawai baru

·         Perubahan status pegawai

·         Perpanjang kontrak

·         Mutasi

·         Promosi

·         Tugas pendidikan

·         Kembali dari pendidikan

·         Termination

·         Pelanggaran disiplin

·         Dll

Jika ada penerimaan karyawan baru, maka akan dilakukan action masuk data pegawai baru. Infotypes yang terkait meliputi: personal data, organizational assignment, addresses, panning work time, basic pay, bank detail, capital formating, fiscal data, social insurance, contract elements, dan leave entitlement.

Jika ada karyawan yang akan dipromosikan, maka akan dilakukan action promosi. Infotype yang terkait meliputi: organizational assignment, basic pay, company instruction, date specification, dan monitoring of task.

Setelah dilakukan action-action tersebut maka sistem akan secara otomatis melakukan peng-update-an terhadap master data karyawan.

Time Management

Skenario ini secara khusus ditetapkan untuk manajemen. Ini berfokus pada semua informasi yang terkait dengan waktu yang dihabiskan karyawan untuk bekerja dan ketersediaan karyawan. Untuk kesuksesan dan keefisienan skenario manajemen waktu, manajemen PT. GARUDA INDONESIA perlu menetapkan tujuan-tujuan tertentu, kriteria kesuksesan dan indikator kinerja untuk skenario ini. Sealnjutnya indikator kinerja perlu untuk direncanakan, hasil aktual dikumpulkan dan danalisis perbedaannya.

Proses time management

            Kepala departemen akan menentukan beban kerja (workload) dan persetujuan absen (absence approval). Setelah itu, daftar sift didefinisikan dalam sistem dengan mempertimbangkan ketersediaan karyawan (misalnya menggunakan hari libur, keluar, dll). Pendefinisian daftar difasilitasi melalui integrasi antar absen dengan penjadwalan sift. Karyawan dengan penjadwalan sift yang dikenal dalam SAP dan konsekuensi keuangan secara otomatis akan diteruskan ke SAP penggajian.

            SAP memungkinkan pencatatan waktu positif dan negatif pada waktu kerja karyawan. Pencatatan waktu yang positif digunakan ketika sistem HR SAP terhubung dengan alat pencatat waktu. Setelah regristasi waktu di SAP kemudian akan di valuasi dalam SAP, jam lembur dan ketidak hadiran secara otomatis dihitung berdasarkan kriteria lembur yang ditentukan dalam sift master. Kemudian jam tersebut dilanjutkan ke bagian penggajian untuk diperhitungkan keuangan cuti dan lembur yang belum dibayar.

Recruitmnrt

Ketika ada posisi kosong dalam sebuah perusahaan, penggantian (baik dari eksternal atau internal) harus dilakukan. Posisi-posisi yang kosong dipublikasikan dalam iklan lowongan pekerjaan melalui beberapa media, seperti koran untuk pelamar eksternal dan modul employee-self-service untuk pelamar internal. Iklan tersebut mempublikasikan satu atau lebih lowongan pekerjaan, untuk mendapatkan pelamar-pelamar yang cocok. Memeriksa sura-surat lamaran yang diterima merupakan salah satu proses perekrutan. Karyawan diberi peringkat menggunakan perbandingan profil (match-up) dari persyaratan perkerjaan dan kualifikas i pelamar. Pemohon kemudian akan melalui prosedur seleksi, dan karyawan/pemohon yang sesuai akan dipekerjakan atau dipromosikan/transfer.

Proses Bisnis Recruitment

Permintaan akan karyawan berasal dari divisi-divisi PT. GARUDA INDONESIA yang membutuhkan. Divisi-divisi tersebut akan meminta divisi HR mencari tenaga kerja untuk mengisi posisi yang kosong pada divisinya. Position Requirement akan ditentukan oleh divisi yang bersangkutan.

Selanjutnya Divisi Human Resource (HR) akan mencari calon yang cocok (baik calon dari eksternal maupun internal) untuk mengisi lowongan tersebut. Lowongan dipublikasikan melalui pemasangan iklan pada beberapa medium seperti koran atau majalah untuk applicant eksternal dan modul employee-self-service untuk applicant internal.

·         Applicant Eksternal

            Manajemen pada PT. GARUDA INDONESIA akan meng-input data applicant ke dalam sistem. Data pelamar akan disimpan sebagai data histori applicant dan akan dipertimbangkan kembali pada lowongan lainnya. Setiap applicant akan mendapatkan personnel number.

Setelah mendapatkan lamaran dari beberapa applicant , akan dilakukan seleksi untuk memilih beberapa applicant yang cocok untuk menempati posisi yang kosong. Applicant akan diundang untuk mengikuti interview dan tes yang sesuai dengan bidangnya masingmasing. Selain itu, akan dilakukan profile matchup antara job requirement yang ditentukan masing-masing divisi dengan employee qualification.

Jika dianggap memenuhi kriteria yang diinginkan, applicant tersebut akan dipanggil kembali dan ditempatkan dalam perusahaan untuk mengisi posisi yang kosong. Data applicant tersebut akan dipindahkan dari master data applicant ke master data karyawan melalui fitur Employee Administration dan karyawan akan mendapatkan personnel number yang baru.

·         Applicant Internal

            Manajemen PT. GARUDA INDONESIA akan mengecek qualification dari masing-masing applicant internal. Employee qualification akan dibandingkan dengan job requirement yang ditentukan oleh divisi.

Jika cocok ataupun sesuai, applicant internal akan dipromosikan ataupun dipindahkan dari posisinya yang lama. Kemudian dengan fitur Employee Administration, data applicant internal akan diganti dan di proses sesuai dengan posisinya yang baru. Setelah itu, applicant internal akan memperoleh personnel number yang baru. Jika tidak match antara Employee Requirement dengan Job Qualification, akan dibuat rencana pengembangan untuk menaikkan qualification applicant internal tersebut melalui training-training.

Performance Management System

Kelompok proses bisnis ini menangani semua proses HR yang terkait dengan pencatatan dan evaluasi penilaian karyawan. Pencatatan penilaian karyawan merupakan fasilitas bagaimana mencatat susunan Sistem Manajemen Personalia (Personnel Management System) ke dalam SAP R/3. Sedangkan evaluasi penilaian adalah bagaimana sistem melakukan perhitungan berhubungan dengan hal akuntansi penggajian (Payroll). 

Proses Bisnis Performance Management System

Karyawan memiliki aktivitas kerja mereka sendiri dan tujuan yang harus dicapai dalam setiap periode.

Berdasarkan rencana kinerja karyawan dan hasil pencapaian kinerja, maka pengawas akan mendistribusikan formulir evaluasi di tiap periode, yang telah diisi oleh pengawas. Kemudian kinerja pekerjaan akan ditinjau ulang dan dibahas, dengan maksud untuk mengidentifikasi kelemahan dan kekuatan serta kesempatan untuk perbaikan dan pengembangan keterampilan karyawan.

Hasil-hasil penilaian yg telah disetujui digunakan, baik secara langsung atau tidak langsung, untuk membantu menentukan hasil terbaik dan perencanaan karir. Dengan kata lain, hasil evaluasi digunakan untuk mengidentifikasi karyawan yang berkinerja lebih baik yang seharusnya mendapatkan kenaikan gaji yang pantas, bonus dan promosi. Dengan cara yang sama, hasil penilaian digunakan untuk mengidentifikasi karyawan yang memiliki kinerja yang menurun yang mungkin nantinya membutuhkan beberapa konseling atau pengembangan.

Hasil penilaian karyawan akan disimpan dalam infotype, termasuk juga nama evaluator, dan informasi yang berkaitan dengan skala reklasifikasi atau promosi.

Training & Event Management

            Kelompok proses bisnis ini memungkinkan kita untuk mengelola semua jenis kegiatan bisnis dari kegiatan pelatihan sampai konvensi (rapat) dengan sederhana dan efisien. Meliputi fungsi perencanaan, pelaksanaan, follow-up processing, alokasi biaya internal dan penagihan. Komponen Training & Event Management berisi berbagai fungsi tambahan, yang memudahkan kita, misalnya membuat brosur acara bisnis, komponen ini memiliki koneksi langsung ke Microsoft Word. Integrasi dengan komponen lain dari SAP R/3 juga dicakup oleh kelompok proses bisnis ini, seperti Manajemen Waktu (Time Management), Pengembangan Personil (Personnel Development), Manajemen Organisasi (Organizational Management) dan Pengendalian (Controlling). Koneksi dengan Time Management  memungkinkan kita untuk merekam kehadiran untuk karyawan yang telah di-book untuk hadir atau melaksanakan kegiatan bisnis.

Proses Bisnis Training & Event Management

Training and Event Management diintegrasikan dengan komponen aplikasi berikut: Time Management, Personnel Development, Organizational Management, Materials Management, Sales and Distribution, dan Controlling.

Integrasi dengan modul lain memungkinkan pertukaran data cepat dan efisien. Integrasi dengan Controlling memungkinkan untuk alokasi biaya kegiatan. Integrasi dengan Material Management memungkinkan untuk mengelola materi pelatihan dengan menggunakan materi master. Integrasi pada Time Management digunakan untuk mencatat kehadiran untuk karyawan yang diperintahkan untuk hadir atau melaksanakan kegiatan usaha. Integrasi dengan Personnel Development akan secara otomatis memperbaharui kualifikasi karyawan, terutama untuk pelatihan wajib.

Dari perencanaan karir, masing-masing GM, DM dan AM PT. GARUDA INDONESIA akan tahu bawahan mana yang membutuhkan pelatihan untuk meningkatkan kinerja dan mengembangkan keterampilan mereka. GM dan DM hanya dapat langsung memesankan pelatihan untuk sub-koordinat nya saja, langsung ke sistem SAP, termasuk harga pelatihan dan cost center. Sedangkan AM dapat memesankan pelatihan bagi seluruh karyawan di direktorat-nya.

Untuk peserta eksternal, petugas pelatihan akan memeriksa jadwal pelatihan dan ketersediaan tempat duduk. Sebelum menetapkan peserta, administrator harus memeriksa sumber-sumber daya yang diperlukan dalam pelatihan seperti ruang kelas, instruktur (eksternal) dan stasioneri.

Setelah kehadiran karyawan dikonfirmasi, administrator akan memeriksa kegiatan bisnis itu sendiri. Jika kegiatan bisnis dibatalkan, semua peserta akan dipindahkan ke kegiatan lain yang tersedia dalam waktu tertentu dan mengirimkan surat pemberitahuan. Jika kegiatan bisnis adalah dipesan (booked), pelatihan akan dilaksanakan sesuai jadwal namun belum dimulai dan masih menunggu peserta lainnya. Jika pelatihan telah dimulai dan masih berlangsung, kegiatan bisnis tersebut akan diteruskan ke langkah-langkah berikutnya. Dalam langkah ini, semua data waktu untuk peserta dan instruktur internal akan dimasukkan dalam Time Management. Jika kehadiran karyawan adalah sebagai salah satu peserta, waktu data yang akan disimpan sebagai pelatihan (training). Tetapi jika kehadiran karyawan adalah sebagai seorang instruktur, ketika data yang akan disimpan sebagai seorang instruktur (trainer).

Setelah pelatihan selesai diadakan, administrator akan melakukan penilaian untuk peserta dan instruktur. Selanjutnya, mereka akan melakukan tagihan, jika para peserta datang dari luar PT. GARUDA INDONESIA. Mereka juga akan mengirimkan data transfer biaya untuk pengontrolan.

Compensation Management

            Kelompok proses bisnis ini digunakan untuk membantu manajemen dalam pengendalian dan kebijakan remunirasi administrasi. Hal ini juga memungkinkan fitur untuk Job Pricing, Anggaran Sentralisasi dan Desentralisasi, menggulirkan Rencana Kompensasi (Compensation Plan) pada struktur organisasi dan pelaporan total kompensasi untuk tingkat karyawan.

Proses Bisnis Compensation Management

            Manajemen PT. GARUDA INDONESIA harus menetapkan perencanaan untuk setiap karyawan berdasarkan kriteria kelayakan, rencana dan mengelola remunerasi distribusi melalui struktur organisasi dan memutar distribusi remunerasi.

            Administrasi Kompensasi memungkinkan manajemen PT. GARUDA INDONESIA untuk melakukan tugas-tugas kompensasi, misalnya kenaikan gaji, mendistribusikan bonus, saham penghargaan atas struktur organisasi dan menyediakan mekanisme untuk persetujuan multi-level.

Manajemen PT. GARUDA INDONESIA dapat menyimpan semua set berbeda untuk setiap proses perhitungan kompensasi dan rencana kompensasi di tingkat karyawan. Ini akan memungkinkan mereka untuk merekam perubahan dalam kompensasi penghargaan kepada karyawan lembur, juga mencatat rincian kompensasi penghargaan.

Personnel Cost Planning

            Kelompok proses bisnis ini digunakan untuk perencanaan yang berfokus pada biaya yang berkaitan dengan pembiayaan pegawai. Dengan fungsi ini, pengguna dapat mensimulasikan gaji, tunjangan, dan kesejahteraan bagi karyawan sesuai dengan anggaran perusahaan. Selain itu, Personnel Cost Planning juga memiliki integrasi dengan modul Controlling untuk menanamkan anggaran, yang telah disimulasi dan disetujui.

Proses Bisnis Personnel Cost Planning

            Sebagai prasyarat pelaksanaan perencanaan biaya personil, manajemen PT. GARUDA INDONESIA harus mempertahankan struktur organisasi. Perencanaan Biaya personil memiliki kemampuan untuk faktor kekosongan posisi dan perubahan organisasi, seperti pengurangan staf atau peningkatan, ke dalam perhitungan. Kemampuan ini sangat membantu jika perusahaan memiliki rencana ekspansi, perampingan atau reorganisasi umum.

Selain itu pengguna PT. GARUDA INDONESIA harus mempertahankan indeks dari semua posisi di Organisasi PT. GARUDA INDONESIA, untuk menentukan masing-masing posisi dalam unit organisasi yang ada dalam struktur organisasi PT. GARUDA INDONESIA. Ini berarti bahwa harus ada hubungan antara posisi dan unit-unit organisasi.

Career & Succession Planning

            Kelompok proses bisnis ini digunakan untuk memaksimalkan utilitas karyawan terhadap perusahaan. Dengan menggunakan account preferences and suitability karyawan, kita dapat meningkatkan kepuasan kerja mereka. Personnel Development juga di-set untuk memastikan semua karyawan pada setiap area fungsional di dalam perusahaan selalu memenuhi standar yang diharuskan. Kebutuhan Personnel Development ditentukan dengan membandingkan persyaratan kerja saat ini atau masa depan dengan kualifikasi, preferensi dan aspirasi karyawan. Untuk melakukan skenario ini, kita perlu membuat katalog (catalogue) yang berisi kualifikasi-kualifikasi yang kemudian akan kita tetapkan pada objek (karyawan, pekerjaan, posisi) spesifik kualifikasi masing-masing objek. Dalam perencanaan karir (Career  Planning), kita dapat mengidentifikasi kemungkinan Career goals dan gambaran Career Plan setiap karyawan, sementara Succession Planning berkaitan dalam pencarian seseorang untuk mengisi posisi yang ditinggalkan.

Proses Bisnis Career & Succession Planning

Proses perencanaan karir akan menggabungkan kepribadian, keterampilan dan kemampuan karyawan dan pada akhirnya akan menentukan tahapan posisi yang dapat ditempati oleh karyawan untuk karier masa depan, dan ukuran pelatihan yang diperlukan untuk memperoleh kualifikasi tambahan yang diperlukan. Skenario perencanaan karir mengantisipasi perkembangan karir karyawan.

Manajemen PT. GARUDA INDONESIA dapat menggunakan berbagai kriteria dalam proses perencanaan karir dan memilih masingmasing kriteria dan menggabungkan mereka. Sebagai  tambahan manajemen

PT. GARUDA INDONESIA dapat menggunakan kriteria sebagai berikut:

• Kualifikasi (Qualifications) 
• Preferensi (Preferences) 
• Potensi (Potentials) 
• Designations 
• Ketidaksukaan (Dislikes) 

            Untuk memaksimalkan penggunaan proses perencanaan karir, manajemen PT. GARUDA INDONESIA perlu melakukan pemeliharaan terhadap katalog kualifikasi dan model karir untuk karyawan mereka.

Proses akan dimulai ketika manajemen PT. GARUDA INDONESIA memiliki posisi kosong dari modul Organizational Management (OM) dan dilanjutkan dengan melakukan profil match up yang dapat menemukan orang yang paling cocok terhadap kualifikasi/persyaratan posisi. Sistem akan menampilkan semua objek dalam bentuk daftar peringkat (ranking list).

Setelah menemukan orang yang tepat, manajemen PT. GARUDA INDONESIA dapat mengajukan calon tersebut untuk dipromosikan/ditransfer ke posisi yang kosong. Jika mereka tidak dapat menemukan orang yang tepat, mereka akan mendapatkan informasi tentang orang yang mendekati persyaratan posisi dan manajemen PT. GARUDA INDONESIA dapat mengajukan orang-orang tersebut untuk promosi atau transfer atau rencana pengembangan lebih lanjut, seperti pelatihan.

Perencanaan Sumber Daya Manusia yang baik menurut kelompok

            Beberapa tahun terakhir setelah adanya repormasi birokrasi, beberapa instansi pemerintah mencoba membuat perencanaan Sumber Daya Manusia  yang merupakan salah satu unsur manajemen. Perencanaan SDM penting adanya dalam rangka mencari SDM-SDM yang tangguh dan profesional sesuai kebutuhan instansi. Perencanaan sumber daya manusia adalah proses analisis dan identifikasi yang dilakukan organisasi terhadap kebutuhan akan sumber daya manusia, sehingga organisasi tersebut dapat menentukan langkah yang harus diambil guna mencapai tujuannya. Selain itu, pentingnya diadakan perencanaan sumber daya manusia ialah organisasi akan memiliki gambaran yang jelas akan masa depan, serta mampu mengantisipasi kekurangan kualitas tenaga kerja yang diperlukan.

Perencanaan Sumber Daya Manusia yang baik harus memenuhi syarat-syarat:

• Harus mengetahui secara jelas masalah yang akan direncanakannya.
• Harus mampu mengumpulkan dan menganalisis informasi tentang SDM.
• Harus mempunyai pengalaman luas tentang job analysis, organisasi dan situasi persediaan SDM.
• Harus mampu membaca situasi SDM masa kini dan masa mendatang.
• Mampu memperkirakan peningkatan SDM dan teknologi masa depan.
• Mengetahui secara luas peraturan dan kebijaksanaan perburuhan pemerintah.

Ada beberapa prosedur yang dilakukan dalam perencanaan SDM

• Menetapkan secara jelas kualitas dan kuantitas SDM yang dibutuhkan.
• Mengumpulkan data dan informasi tentang SDM.
• Mengelompokkan data dan informasi serta menganalisisnya.
• Menetapkan beberapa alternative.
• Memilih yang terbaik dari alternative yang ada menjadi rencana.
• Menginformasikan rencana kepada para karyawan untuk direalisasikan.

            Setelah tahap perencanaan dan menetapkan prosedur, Manajemen SDM mengevaluasi perencanaan SDM tersebut supaya manajer memiliki pandangan yang lebih baik terhadap dimensi SDM atau keputusan bisnis, mengantisipasi ketidakseimbangan biaya, tersedianya waktu untuk menempatkan orang-orang yang berbakat, serta mengetahui berapa jumlah tenaga kerja yang dibutuhkan.

SAP

Apa itu SAP?  SAP-SYSTEM ANALYSIS AND PROGRAM DEVELOPMENT

SAP” adalah suatu nama mungkin sudah tidak asing lagi untuk praktisi-praktisi IT dunia, maupun di Indonesia. “SAP” ini adalah singkatan dari “System Analysis and Program Development (in German : Systemanalyse und Proggrammentwicklung)” yang ditemukan oleh Wellenreuther, Hopp, Hector, Plattner, dan Tschira pada tahun 1972. Yang kemudian berganti menjadi “Systems Application and Products in Data Processing” pada tahun 1977. “SAP”yang dikenal pada saat ini adalah sistem R/3-nya yang sudah teruji oleh perusahaan-perusahaan dunia dalam menjalankan bisnisnya, yang lebih dikenal dengan SAP R/3. Sebelum sampai ke generasi R/3, SAP sudah melewati tahap R/1 dan R/2. Selain sistem R/3 yang terkenal banyak juga solusi-solusi bisnis lainnya antara lain SAP BI (Business Intelligence) yang digunakan untuk Data Warehousing, SEM (Strategic Enterprise Management), SCM (Supply Chain Management), CRM dan masih banyak solusi-solusi bisnis lain yang ditawarkan oleh SAP untuk berbagai jenis bidang usaha di dunia.

SAP adalah merupakan salah satu software ERP (Enterprise Structure) terkemuka dunia yang sekarang ini sedang banyak diimplementasikan oleh perusahaan-perusahaan di Asia.  Di Indonesia sendiri, sudah banyak perusahaan-perusahaan besar dan menengah yang sudah berhasil mengimplementasikan SAP untuk mendukung proses bisnisnya. Memang harga untuk mendapatkan suatu ERP dunia juga harus dibayar mahal baik dari segi licensenya, konsultan IT, dan juga SDM yang masih langka.

Apa itu ERP?

ERP berkembang dari manufacturing resouces planning (MRP II) dimana MRP II sendiri adalah hasil evalusi dari material requirement planning (MRP) yang berkembang sebelumnya. Sistem ERP secara modular biasanya menangani proses manufaktur, logistik, distribusi persediaan (inventori), pengapalan, invois dan akunting perusahaan. Ini berarti bahwa sistem ini nanti akan membantu mengontrol aktivitas bisnis seperti penjualan, pengiriman, produksi, manajemen persediaan, manajemen kualitas dan sumber daya manusia.
Enterprise Resource Planning (ERP) dan pendahulunya, Manufacturing Resource Planning (MRP II), memungkinkan terjadinya kemajuan yang sangat besar dalam manajemen proses-proses manufakturing.

Sistem ERP adalah sebuah terminologi yang secara de facto adalah aplikasi yang dapat mendukung transaksi atau operasi sehari-hari yang berhubungan dengan pengelolaan sumber daya sebuah perusahaan, seperti dana, manusia, mesin, suku cadang, waktu, material dan kapasitas. Sistem ERP dibagi atas beberapa sub-sistem yaitu sistem finansial, sistem distribusi, sistem manufaktur, sistem maintenance dan sistem human resource.
ERP (Enterprise Resource Planning) System adalah sistem informasi yang diperuntukkan bagi perusahan manufaktur maupun jasa yang berperan mengintegrasikan dan mengotomasikan proses bisnis yang berhubungan dengan aspek operasi, produksi maupun distribusi di perusahaan bersangkutan.

ERP (Enterprise Resource Planning) sebuah akronim yang memang belum menggambarkan makna yang sebenarnnya. Agar mudah memahaminya, abaikan kata Planning dan Resource, tapi perhatikan kata Enterprise. Dari kata Enterprise itulah letak makna ERP yang sebenarnya. ERP merupakan software yang mengintegrasikan semua departemen dan fungsi suatu perusahaan ke dalam satu sistem komputer yang dapat melayani semua kebutuhan perusahaan, baik dari departemen penjualan, HRD, produksi atau keuangan. Meski kebutuhannya berbeda, ERP harus mampu memenuhinya. Satu syarat yang tidak boleh ditawar-tawar lagi adalah terintegrasi, yang menggabungkan berbagai kebutuhan pada satu software dalam satu logical database, sehingga memudahkan semua departemen berbagi informasi dan berkomunikasi.

Meski banyak analis dan vendor perangkat lunak mendefinisikan berbeda-beda, namun maknanya relatif sama. Ada yang menyebutnya ERP, karena merupakan evolusi dari MRP – Material Requirement Planning menjadi MRP II – Manufacturing Resource Planning, yang kemudian menjadi ERP – Enterprise Resource Planning. Ada juga yang menyebut ERM – Enterprise Resource Management, sekedar mendekatkan makna dan akronimnya. Suatu sistem yang mengelola seluruh sumber daya perusahaan. ERM ini yang kemudian mendorong munculnya jargon baru TI, seperti CRM (Customer Relationship Management), SCM (Supply Chain Management), PLM (Product Lifecycle Management) dan SRM (Supplier Relationship Management). Jargon-jargon baru itu, pada intinya, adalah pemanfaatan lebih lanjut suatu sistem yang fokus utamanya adalah customer untuk CRM, rantai pergerakan barang untuk SCM, daur hidup produk untuk PLM serta supplier untuk SRM. Posisi ERM ada di tengah-tengah dan dikelilingi oleh CRM, SCM, PLM dan SRM.

Manfaat ERP

·         Hal ini memungkinkan komunikasi terbuka dan efisien dan manajemen sumber daya antar departemen dan tingkat bisnis yang berlokasi jauh dari satu sama lain.

·         SAP software beroperasi pada database yang fleksibel dan menawarkan perusahaan fitur integrasi yang kuat.

·         Aplikasi SAP dan modul yang cukup fleksibel untuk menangani operasi global antara banyak bahasa dan mata uang.

·         Dengan integrasi perangkat lunak SAP enterprise perusahaan besar dan kecil sama-sama dapat tangkas dalam beradaptasi dengan kondisi pasar yang terus berubah.

·         Software SAP memiliki struktur dukungan yang luas untuk mendokumentasikan dan mengelola kemampuan yang kuat dengan sertifikasi ahli.

SAP ERP Human Capital Management ( Manajemen Sumber Daya Manusia Pada Perusahaan)

Mengoptimalkan proses Human Rersource (Manajemen SDM) perusahaan dengan sebuah manajemen yang lengkap terpadu, dan global : SAP ERP Human Capital Management (SAP ERP HCM). Dengan SAP ERP HCM, perusahaan mendapatkan bantuan yang dibutuhkan untuk menarik orang yang tepat, mengembangkan dan memanfaatkan bakat mereka, menyelaraskan upaya mereka dengan tujuan perusahaan, dan mempertahankan top performer.

Untuk meningkatkan efisiensi HCM, SAP ERP HCM mengotomatisasi proses-proses kunci sebagai berikut :

·         Pelayanan - Memberikan konten bisnis untuk seluruh organisasi dan di luar diri melalui layanan, layanan bersama, dan perangkat mobile.

·          Manajemen Bakat - Dukungan orang melalui setiap tahap pekerjaan mereka, mulai dari perekrutan melalui pelatihan, pengembangan retensi, dan.

·         Analisis tenaga kerja – mengaktifkan fungsi eksekutif, profesional SDM, dan garis pelaporan manajer dan pilihan analisis yang menyediakan real-time informasi tentang tenaga kerja Anda.

·         Inti SDM dan penggajian - Merampingkan dan mengintegrasikan proses tenaga kerja penting pada platform global.

·         Manajemen tenaga kerja strategis - Pastikan bahwa Anda memiliki sumber daya yang tepat, pada waktu yang tepat dan harga, untuk mencapai tujuan bisnis Anda.